Mit lát a NAV az online pénztárgépből? Adatok és időzítés

Az „online pénztárgép” elnevezésből sokan arra következtetnek, hogy a NAV munkatársai minden vásárlást azonnal, élőben követnek. A valóság ennél összetettebb. Az online pénztárgép adóügyi ellenőrző egysége részletes naplóállományt készít a bizonylatokról, a pénzmozgásokról, a készülék műszaki állapotáról és több rendkívüli eseményről. Ezeket az adatokat automatikusan továbbítja a NAV rendszerébe, de az adatátadás nem feltétlenül minden tranzakció után, másodpercre pontosan történik meg.

A NAV nem csak azt látja, hogy egy üzletnek mennyi volt a napi bevétele. A naplóállományban a nyugták tételes adatai, a fizetési módok, a sztornók, a pénzmozgások és a készülék működési eseményei is szerepelhetnek.

Mi az AEE, és mi a feladata?

A jelenlegi online pénztárgépek központi adóügyi eleme az adóügyi ellenőrző egység, röviden AEE.

Az AEE:

• rögzíti a pénztárgépen létrejövő adóügyi adatokat;
• ellenőrző kóddal védi a naplóbejegyzéseket;
• helyben tárolja a naplóállományokat;
• mobilhálózaton keresztül kommunikál a NAV rendszerével;
• naplózza a pénztárgép több műszaki és üzemeltetési eseményét;
• végrehajthatja a NAV rendszerétől érkező utasításokat;
• áramszünet esetén saját akkumulátorról tovább működhet.

Az AEE tehát nem pusztán egy kommunikációs modem. Egy elkülönített adóügyi rendszer, amely a pénztárgépen keletkező adatokat előírt szerkezetben rögzíti, tárolja és továbbítja.

Pontosan milyen nyugtaadatokat kaphat meg a NAV?

Az online pénztárgép naplóállománya nem csak a nyugta végösszegét tartalmazza. A jogszabályban meghatározott nyugtabejegyzés tételes, strukturált adatokat tartalmaz.

Egy nyugtáról többek között a következő adatok kerülhetnek a naplóállományba:

• a bizonylat sorszáma;
• a nyugta megnyitásának pontos időpontja, másodperc pontossággal;
• az üzemeltető adótörzsszáma;
• az adóügyi nap sorszáma;
• a nyugtán szereplő minden értékesített tétel;
• a tétel megnevezése;
• a termék cikkszáma, ha azt a pénztárgépben rögzítették;
• az egységár;
• a mennyiség és a mennyiségi egység;
• a tétel összértéke;
• a tételhez tartozó áfa- vagy forgalmi gyűjtő;
• a tétel jellege, például értékesítés, engedmény vagy felár;
• a bizonylat végösszege;
• a kerekítés összege;
• a NAV ellenőrző kód és az AEE ellenőrző kódja;
• a bizonylat megszakításának ténye.

Ez azt jelenti, hogy megfelelően részletes termékmegnevezések használatakor a NAV rendszerében nem pusztán az jelenik meg, hogy például 12 000 forintos értékesítés történt, hanem az is, hogy milyen megnevezésű tételekből, milyen mennyiségben és milyen áfacsoportban állt össze az összeg.

Ha a pénztárgépben csak általános gyűjtőneveket használnak, a beküldött adat is ennek megfelelően általános lesz. Ha pontos termékmegnevezések és cikkszámok szerepelnek, azok is bekerülhetnek a naplóállományba.

Látja a NAV, hogy készpénzzel vagy bankkártyával fizettek?

Igen. A pénztárgép a fizetőeszközök szerinti pénzmozgást is naplózza.

Elkülönülhet többek között:

• a forint készpénz;
• a valutában teljesített készpénzfizetés;
• a bankkártyás fizetés;
• az egészségpénztári fizetés;
• a SZÉP-kártya vagy más megnevezett fizetőeszköz;
• az ajándékutalvány;
• a hűségkártya;
• a kupon;
• az azonnali fizetés;
• más, egyedileg megnevezett fizetőeszköz.

A napló a fizetési módot és az ahhoz tartozó összeget tartalmazza. A pénztárgépes adatszerkezet alapján ebből nem következik, hogy a NAV megkapná a bankkártya teljes számát, lejárati idejét vagy a bankszámla részletes adatait. Ezek nem a pénztárgép, hanem a bankkártya- vagy banki fizetési rendszer adatai.

Látja a NAV a vásárló személyét?

Egy hagyományos pénztárgépes nyugta jellemzően nem tartalmazza a vásárló nevét, lakcímét vagy adóazonosító jelét, ezért egy átlagos nyugtából a vásárló személye nem azonosítható automatikusan.

Más a helyzet, ha a pénztárgéppel:

• egyszerűsített számlát állítanak ki;
• sztornó- vagy visszáru-bizonylathoz vevőadatot rögzítenek;
• egyedi vevőazonosítót használnak;
• jogszabály alapján további azonosító adatot kell feltüntetni.

Egyszerűsített számlánál a naplóállomány tartalmazhatja a beszerző vagy igénybevevő:

• nevét;
• irányítószámát;
• települését;
• közterületi címét;
• adószámát.

A szabályozás ugyanakkor kimondja, hogy az adózással össze nem függő személyes adatokat tilos az AEE-ben naplózni. Egy belső megjegyzésmezőbe tehát nem lenne jogszerű szükségtelen személyes adatokat elhelyezni.

Látja a NAV a napi forgalom teljes összesítését?

Igen. A napi záráshoz kapcsolódó forgalmi jelentés külön összesítéseket is tartalmaz.

A NAV rendelkezésére állhat például:

• a napi bruttó forgalom;
• a forgalom áfagyűjtőnkénti bontása;
• a napi nyugták száma;
• az egyszerűsített számlák száma;
• a sztornóbizonylatok száma és összege;
• a visszáruk száma és értéke;
• az engedmények és felárak összege;
• a pénzmozgási bizonylatok száma;
• a megszakított bizonylatok száma;
• a különböző fizetőeszközök szerinti bevétel;
• a nem értékesítéshez kapcsolódó pénztári ki- és befizetések.

A NAV tehát a tételes nyugták mellett napi összesítő adatokat is kaphat, ami lehetőséget ad az adatok automatikus összevetésére.

A kasszában lévő pénzt is látja?

A NAV nem lát fizikailag bele a kasszafiókba, de a pénztárgép naplózza azokat a műveleteket, amelyek alapján a nyilvántartott fióktartalom kiszámítható.

Ilyen adat lehet:

• a napnyitáskor rögzített nyitó pénzkészlet;
• az értékesítésekből származó bevétel;
• a bankkártyás és más fizetőeszközös bevétel;
• a pénztárba történő befizetés;
• a pénztárból történő kifizetés;
• a visszáru és sztornó miatti változás;
• a készpénzes kerekítés.

Helyszíni ellenőrzéskor a revizor össze tudja vetni a pénztárgépben nyilvántartott egyenleget a kasszafiók tényleges pénzkészletével.

Milyen műszaki adatokat továbbít a pénztárgép?

Az AEE naplója részletes műszaki információkat is tartalmazhat. Ezek nem feltétlenül láthatók a nyugtán vagy a pénztáros kezelőfelületén.

A naplóban szerepelhet:

• az AEE gyártói típusa;
• az AEE hardververziója;
• az AEE szoftververziója;
• a szoftver ellenőrző összege;
• a legutóbbi frissítés időpontja;
• a modem típusa és szoftververziója;
• a modem IMEI-azonosítója;
• a SIM-kártya IMSI-azonosítója;
• az akkumulátor gyári száma;
• az akkumulátor töltöttsége;
• a mobilhálózati térerő;
• a legutóbb használt mobilcella azonosítója;
• a készülék és az üzemeltetési hely adatai;
• a pénztárgép hardver- és szoftververziója;
• az AP-szám;
• a legutóbbi műszerészi beavatkozást végző személy igazolványszáma;
• a használt kommunikációs protokoll és naplóséma verziója.

Ezekből a NAV ellenőrizheti például, hogy a pénztárgép a jóváhagyott szoftververziót használja-e, megfelelő-e a kommunikációs modul, és történt-e bejelentett szervizbeavatkozás.

Látja a NAV a pénztárgép aktuális állapotát?

A naplóállomány rendszerállapot-bejegyzést is tartalmaz.

Ebben szerepelhet:

• hogy a pénztárgép működő, blokkolt vagy hibás állapotban van;
• az AEE adattárolójának szabad kapacitása;
• a mobilhálózat jelerőssége;
• az akkumulátor töltöttsége;
• a mobilhálózatból kiolvasott pontos idő;
• az előző állapotjelentés óta keletkezett belső hibakódok.

A rendszer kommunikációs statisztikákat is rögzíthet, például a küldött és fogadott adatmennyiséget, a sikertelen mobilkapcsolati vagy titkosított kapcsolatfelépítési kísérleteket és a használt mobiltechnológiát.

Milyen eseményeket naplóz az AEE?

A pénztárgép több olyan eseményt is rögzít, amely nem közvetlenül egy értékesítéshez kapcsolódik.

Naplózott esemény lehet például:

• a pénztárgép bekapcsolása és kikapcsolása;
• az áramszünet kezdete és vége;
• az AEE akkumulátorának lemerülése;
• a készülék újraindulása;
• a blokkolt állapot kezdete és vége;
• a gyakorló üzemmód kezdete és vége;
• a NAV-nak küldött és a NAV-tól kapott üzenetek;
• a szüneteltetés kezdete és vége;
• a készülék szervizbe adása és visszavétele;
• az éves felülvizsgálat elvégzése;
• a szoftverfrissítések fogadása;
• a tanúsítványok és titkosítási kulcsok fogadása;
• a naplóállomány NAV részére történő elküldése.

Az AEE naplója alapján nemcsak az derülhet ki, hogy mennyi bevételt ütöttek a gépbe, hanem az is, mikor volt kikapcsolva, mikor jelentkezett hiba, mikor került szervizbe és milyen szoftver futott rajta.

Hogyan és milyen gyakran történik az adatküldés?

Az online pénztárgép mobilhálózaton keresztül kommunikál a NAV szerverével. Normál működés mellett az AEE rendszeresen bejelentkezik a központi rendszerbe.

A NAV technikai tájékoztatója szerint az AEE normál állapotban harmincpercenként automatikusan bejelentkezik, és jelzi, hogy kommunikációra kész.

A folyamat leegyszerűsítve:

1. az AEE helyben elkészíti a naplóbejegyzéseket;
2. rendszeres időközönként kapcsolatot létesít a NAV szerverével;
3. jelzi saját állapotát és az elérhető naplóállományokat;
4. a NAV rendszere elrendelheti a szükséges fájlok továbbítását;
5. az AEE titkosított formában elküldi a naplóállományt;
6. a küldés eredményét szintén naplózza.

A NAV a mobilszolgáltatón keresztül soron kívüli kapcsolatfelvételt is kezdeményezhet. Egyes rendkívüli események elsőbbségi adatszolgáltatási igényt válthatnak ki.

Valós időben látja a NAV a nyugtát?

A pontos válasz: nem feltétlenül azonnal, de rendszerint automatikusan és rövid időn belül megkaphatja.

Az online pénztárgép nem olyan videóközvetítés, amelynél egy NAV- ügyintéző a pénztárgéppel egy időben figyeli a kijelzőt.

Az adat:

• először az AEE helyi naplóállományába kerül;
• majd a kommunikációs folyamat során jut el a NAV rendszerébe;
• hálózati hiba esetén az AEE később ismét megkísérli a továbbítást;
• rendkívüli esetben soron kívüli küldés is történhet.

Ezért az „online” kifejezés nem garantált másodperces feldolgozást jelent, hanem automatikus, távoli adatkapcsolatot.

Mi történik internet- vagy mobilhálózati hiba esetén?

Az online pénztárgép nem feltétlenül áll le attól, hogy átmenetileg nincs mobilhálózati kapcsolat.

Az AEE:

• helyben továbbra is rögzíti a keletkező adatokat;
• megőrzi a még el nem küldött naplóállományokat;
• naplózza a sikertelen kapcsolatfelépítési kísérleteket;
• a kapcsolat helyreállásakor ismét megkísérli a kommunikációt.

Tartós hálózati probléma azonban nem hagyható figyelmen kívül. Az üzemeltetőnek gondoskodnia kell a kommunikációs hiba kivizsgálásáról és a pénztárgép szabályos működéséről.

Mi történik áramszünet esetén?

Az AEE saját akkumulátorral rendelkezik, ezért áramszünetkor szabályosan le tudja zárni a folyamatokat és meg tudja őrizni a naplózott adatokat.

A naplóban külön eseményként jelenhet meg:

• amikor az AEE saját akkumulátoros működésre vált;
• amikor visszatér a külső áramellátás;
• amikor az akkumulátor lemerül;
• amikor a készülék a lemerülés után újra működni kezd.

Az áramszünet ténye tehát visszamenőleg is látható lehet a naplóállományból.

Látja a NAV a pénztárgép pontos helyét?

A NAV ismeri a pénztárgép bejelentett üzemeltetési helyét, mert az üzembe helyezéshez és a központi nyilvántartáshoz ezek az adatok szükségesek.

Az AEE naplója emellett tartalmazhatja:

• a telephely megnevezését és címét;
• a legutóbb használt mobilcella azonosítóját;
• a GPS-képes pénztárgépnél a földrajzi helyadatokat.

GPS-adatot azonban csak olyan pénztárgép naplóz, amely ténylegesen rendelkezik GPS-alapú helymeghatározási képességgel. Nem minden hagyományos online pénztárgép küld pontos koordinátát.

Mit nem lát automatikusan a NAV?

Az online pénztárgép sok adatot továbbít, de nem biztosít korlátlan hozzáférést a vállalkozás teljes informatikai rendszeréhez.

A pénztárgép naplóállományából önmagában nem következik, hogy a NAV automatikusan látja:

• a webshop teljes készletét;
• a raktárkészlet minden változását;
• a termék beszerzési árát;
• a tényleges árrést vagy haszonkulcsot;
• a vállalkozás bankszámlaegyenlegét;
• a bankkártya teljes kártyaszámát;
• a POS-rendszer minden belső rendelési adatát;
• a vásárló személyét egy átlagos, anonim nyugta esetén;
• a bizonylatolás előtt törölt, a pénztárgépnek át sem adott külső szoftveres műveleteket.

Más NAV-rendszerekből, bevallásokból, bankszámlaadatokból vagy helyszíni ellenőrzésből természetesen további információk is rendelkezésre állhatnak. Ezeket azonban nem maga az online pénztárgép küldi.

Hozzáférhet a vállalkozás is a beküldött adatokhoz?

Igen. A NAV gép–gép kapcsolatot biztosít az online pénztárgépek naplóállományainak lekérdezéséhez.

A megfelelő jogosultsággal rendelkező vállalkozás vagy annak könyvelési rendszere:

• lekérdezheti a saját pénztárgépei által beküldött naplóállományokat;
• automatizálhatja a pénztárgépes bevételek könyvelését;
• összehasonlíthatja a pénztárgépes és belső ügyviteli adatokat;
• forgalmi statisztikákat készíthet;
• ellenőrizheti a hiányzó vagy hibás bizonylatokat.

Ehhez az Online Számla rendszerben technikai felhasználó és megfelelő OPG-napló-lekérdezési jogosultság szükséges.

Mit jelent mindez a vállalkozás számára?

Az online pénztárgép használatánál nem csak az számít, hogy a vásárló megkapta-e a papírnyugtát. A háttérben keletkező naplóadatokból az értékesítés és a készülék működése részletesen visszakövethető.

Különösen fontos:

• minden értékesítés szabályos rögzítése;
• a valóságnak megfelelő termék- és áfakategória használata;
• a megfelelő fizetési mód rögzítése;
• a pénztári ki- és befizetések bizonylatolása;
• a sztornó és visszáru szabályos dokumentálása;
• a kasszafiók és a nyilvántartott pénzkészlet egyezősége;
• a kommunikációs hibák kivizsgálása;
• a pénztárgép engedélyezett szoftverének használata;
• a szervizbejegyzések és éves felülvizsgálat szabályos kezelése.

Egy helyszíni NAV-ellenőrzésnél a revizor nem kizárólag az adott pillanatban látottakat vizsgálhatja. A korábban beküldött naplóállományokkal is összevetheti a pénztárgép és a vállalkozás működését.

Gyakori félreértések

A NAV minden nyugtát ugyanabban a másodpercben lát?

Nem feltétlenül. A nyugta először az AEE naplóállományába kerül, majd az automatikus kommunikáció során jut el a NAV rendszerébe.

Csak a napi végösszeget küldi el a pénztárgép?

Nem. A nyugták tételes adatai és a napi összesítések egyaránt bekerülhetnek a naplóállományba.

Látja a NAV a termék nevét?

Igen, a napló tartalmazza a nyugtán szereplő tételmegnevezést. Ha cikkszámot is rögzítenek, az is továbbítható.

Látja a NAV a bankkártyaszámot?

A pénztárgép a bankkártyás fizetés összegét rögzíti, nem a teljes kártyaadatot. A bankkártya részletes adatait a fizetési szolgáltató kezeli.

Tudja a NAV, hogy mikor volt kikapcsolva a gép?

Igen, a bekapcsolás, kikapcsolás, újraindulás és több áramszüneti esemény külön naplóbejegyzés lehet.

Látja a NAV a pénztárgép hibáit?

A rendszerállapot, a blokkolt vagy hibás állapot és a belső hibakódok bekerülhetnek a naplóba.

A NAV pontos GPS-koordinátát kap minden gépről?

Nem. GPS-helyadatot csak GPS-képes pénztárgépnek kell naplóznia. A telephely címe és a mobilcella azonosítója ettől függetlenül szerepelhet az adatok között.

Összegzés

A jelenlegi online pénztárgépek jóval részletesebb adatot továbbítanak a NAV-nak, mint pusztán a napi bevétel.

A naplóállomány tartalmazhatja a nyugták tételes adatait, a termékmegnevezéseket, mennyiségeket, egységárakat, áfagyűjtőket, fizetési módokat, sztornókat, visszárukat és pénzmozgásokat.

Emellett a pénztárgép működéséről is részletes műszaki információk keletkeznek: naplózódhat a hardver- és szoftververzió, a térerő, az akkumulátor állapota, a hibakód, a ki- és bekapcsolás, az áramszünet, a szervizelés és a NAV-val folytatott kommunikáció.

Az adatküldés automatikus, de nem feltétlenül minden nyugta kiállításának pillanatában történik. Az AEE rendszeresen bejelentkezik a NAV rendszerébe, a naplóállományok pedig a kommunikációs folyamat során kerülnek továbbításra.

A vállalkozás szempontjából a lényeg egyszerű: nem csak a kinyomtatott nyugta ellenőrizhető. Az értékesítés és a pénztárgép működésének jelentős része utólag is visszakövethető az AEE naplóállományából.

Hivatalos források: 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet , NAV – Adóügyi Ellenőrző Egység: kommunikáció , NAV – Az online pénztárgépek naplóadatainak lekérdezése , NAV – PTGADAT